Mail Bounce Handling – was ist das eigentlich? Und warum sollte ich mir durchaus Gedanken darüber machen ob dieses Thema für mich wirklich wichtig ist?
Wer ein Forum betreibt verschickt viele Mails, meist ohne das er es mitbekommt. Wenn ein Forenmitglied auf einen Thread antwortet, eine private Nachricht schickt oder ähnliches im Forum macht, geht so gut wie immer mindestens eine, häufig auch mehrere Mails im Hintergrund raus.
Aber auch in einem Blog wie WordPress werden Mails automatisch verschickt. Zum Beispiel wenn man ein Thema abonniert bekommt man bei jedem neuen Kommentar eine Mail.
Viele Foren- oder Blogbesucher vergessen jedoch im Laufe der Zeit wo sie sich überall angemeldet haben und so kann es passieren das eine Mail nicht mehr zugestellt werden kann, wenn es das Mailpostfach nicht mehr gibt.
Genau das ist für einen Webseitenbetreiber problematisch.
Die Mailserverreputation
Das Internet kämpft seit Jahren gegen den zahlreichen Mailspam an. Obwohl die Bemühungen immer besser werden, bekommen wir alle dennoch regelmäßig unerwünschte Werbung. Dafür verantwortlich sind schlecht gepflegte Mailserver die einen Versand solcher Werbung zu lassen. Daher ist es sehr wichtig darauf zu achten dass der eigene Mailserver dies nicht zu lässt.
Die Mailserver kommunizieren unter einander. Mailserver A verschickt die Mail und Mailserver B nimmt diese an. Nun prüft Mailserver B die Mail selbst, aber auch den Mailserver von dem die Mail kommt ob dieser vertrauenswürdig ist. Dafür pflegen die Mailserver, vor allem die Mailserver großer Mailanbieter wie GMX, AOL, Yahoo, Gmail etc. eine Liste mit der sogenannten „Mailserverreputation“.
Ist ein Mailserver gut pflegt, weißt also keine Sicherheitslücken und nur moderne Techniken auf und verschickt dieser Mailserver in einem angemessenem Verhältnis Mails, so wird die Reputation dieses Mailservers steigen. Die anderen Mailserver beginnen also dem Mailserver zu vertrauen. Das ist wichtig wenn man mal mehrere Mails auf einmal verschicken will, z.b. einen Newsletter, da diese besonders schnell sonst als Spam eingestuft werden. Jedoch auch normale Mails die von einem Mailserver mit guter Reputation verschickt werden, haben nur eine geringe Chance als Spam behandelt zu werden.
Nun kann es auch sein dass ein Mailserver unbekannt ist. Dann ist es wichtig das man erstmal keine Newsletter verschickt sondern zuerst eine gute Reputation aufbaut. Das kann man erreichen in dem man langsam damit beginnt immer mehr Mails zu verschicken. Dabei ist es jedoch auch sehr wichtig dass diese Mail keine Fehler aufweisen. Das lässt sich mit diversen Tools tesen.
Hat ein Mailserver eine schlechte Reputation ist die Wahrscheinlichkeit groß dass selbst harmlose Mails als Spam eingestuft werden. Einige Anbieter bieten zwar an den eigenen Mailserver von ihrer Reputationsliste zu streichen wenn man Ihnen erklären kann warum der eigene Mailserver eine bessere Reputation erreichen sollte (indem man z.b. Sicherheitslücken schließt), das ist jedoch keine Garantie dass die Anbieter dies auch wirklich machen. Häufig bleibt dann nur noch ein Wechsel des eigenen Mailservers.
Wie eine schlechte Reputation vermieden werden kann
Wie oben schon erwähnt gibt es einige Tools die den Mailserver auf verschiedene Dinge prüfen, mein Favorit ist mail-tester.com.
Besonders wichtig ist dass der Mailserver nur Mails verschickt für die er auch wirklich Zuständig ist (kein Openrelay) und das der Webserver verschlüsselt arbeitet.
Darüber hinaus ist es auch wichtig welche Art von Mails man verschickt. Ein unbekannter Mailserver sollte nicht direkt einen Newsletter an mehrere Tausend Empfänger verschicken, sondern mit wenigen Mails pro Tag anfangen.
Gerne unterschätzt, aber gerade bei großen Empfängerzahlen ist das Bounce Handling. Wenn eine Mail nicht zugestellt werden kann, dann handelt es sich um einen „Bounce“ – die Mail kommt zurück. Das kann sein weil das Postfach des Empfängers voll ist, es gelöscht wurde oder es dieses Postfach nie gab.
Verschickt ein Mailserver viele Mails die nicht zugestellt werden können, beginnen die anderen Mailserver bald damit dieses Verhalten abzustrafen. Die Reputation sinkt.
Daher ist es wichtig Mailrückläufer zu behandeln. In einem meiner Foren mit mehr als 125.000 Mitglieder kümmert sich ein automatisches Skript darum: Wird mehr als 3 mal eine Mail an einen Empfänger nicht zugestellt, wird der Empfänger als ungültig markiert. Ab dann wird diesem Benutzer keine Mail mehr zugeschickt, bis dieser seine Mailadresse erneut bestätigt.
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